협업툴 선정하기 A to Z
협업툴 도입을 생각하시는 분들께 이전회사의 경우 파트너사의 그룹웨어를 도입하였으며 불편한 UI에도 불구하고 어쨌든 전자결재와 메신저를 사용할 수 있었기에 다들 성실히 사용하고 있었으나 몇가지 문제점이 있었습니다.
- 업무위주의 딱딱한 그룹웨어는 동료들간에 커뮤니케이션마저 딱딱하게 만들었다.
- 업무 진행상황 및 히스토리를 알 수 없다.
- 서로 공유한 자료 보관이 힘들다.
사내 개선점을 논의하는 중 이러한 문제점이 생각났고, ‘슬랙을 써보면 어떨까요?’라는 한마디로 이 문서정리가 시작되었습니다. 이 문서는 총 3가지 파트로 나눠 1. 협업툴 선정하기 2. 협업툴 종류 3. 도입후기 중 첫번째 문서를 오늘 작성하려 합니다.
협업툴 그거 슬랙아냐?
협업툴이라고 하면 흔히들 카카오톡과 슬랙, 노션정도를 떠올리는데요. 사실 세상에는 수많은 협업툴 개발사들이 치열하게 경쟁을 하고있으며 저 또한 이 문서를 작성하며 대체 얼마나 더 조사해야하는거야! 라며 울고싶었습니다. 몇개 없을줄 알고 막무가내로 ‘종류’만 조사하다보니 한계점에 부딪힌 것이죠. 그래서 더 디테일하게 조사할 필요성을 느꼈고 이 문서를 최종적으로 작성하게 되었습니다. 협업툴 도입에 고민하고 계신 분이라면 꼭 한번 읽어보시고 실패를 방지하시길 바랍니다 :)
#0 협업툴의 정의
협업툴은 프로젝트 관리, 메신저, 그룹웨어(기업 구성원 관리), 자료저장(스토리지) 등 다양한 기능을 수행할 수 있는 소프트웨어를 지칭합니다.
#1 협업툴의 기능
협업툴이 왜 좋을까?
- 전사관리 (전자결재, 조직도 등)
- 프로젝트 관리
- 업무의 시각화 (캘린더, 타임라인, 간트차트, 대시보드 등)
- 업무 관리 기능 (칸반보드)
- 리마인더 기능 (예정된 일정, 업무 등)
- 자체 드라이브 공간
- 에디터를 탑재해 편리한 문서 작성
- 문서 공유 지원
- 구글드라이브, 드롭박스 등 외부 서비스와 연동
- 프로젝트별 파일 모아보기
- 파일명 및 확장자별 검색 기능
- 커뮤니케이션
- 1:1 & 그룹 채팅 (주제별 채널 개설)
- 파일 및 이미지 공유
- 방해 금지 시간 설정
- 알람 여부 설정 (프로젝트별, 그룹별, 개인별)
- @태그 기능 지원
- 다국어 지원
- 타 협업툴간 연동 지원
- 구글 캘린더에 누군가 일정을 등록하면 협업툴에서 알림
- 협업툴 안에서 구글 스프레드시트 오픈
- 반응형 혹은 모바일앱 지원
- 외부인을 초대하는 기능 (ex. 클라이언트를 게스트로 초대 가능)
#2 협업툴의 분류
우리에게 가장 맞는 형태는 어떤 형태일까?
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SNS형 : 슬랙, 야머, 아지트, 잔디, 워크플레이스 등
- 타임라인식을 채택해 게시물의 휘발성이 강하다
- 커뮤니케이션을 위한 메신저 기능이 강함 (리액션, 쓰레드)
- 메시지형(슬랙, 야머) or 게시물형(아지트)
- 카테고라이징(분류)를 위해 [채널, 그룹, 게시판]을 프로젝트 내부에서 개설할 수 있다 [슬랙] 메시지에 파일을 첨부, 댓글달기, 북마크가 가능하며 에디터를 제공 [아지트] 트렐로의 보드 글작성 기능을 추가 (글타래, 태그 등)
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프로젝트 관리형 : 트렐로, 구글 스프레드시트, 노션, 아사나 등 생산성을 위한 협업툴
- [트렐로] 칸반보드 형태의 프로젝트 관리툴
- [구글시트] 동시작성, 공유 기능을 갖춘 온라인엑셀 (간트차트 등)
- [노션] 글작성, 아카이빙, 공유 및 협업기능이 추가된 차세대 노트앱
- [아사나] 할일관리, 칸반보드, 타임라인, 달력 기능의 프로젝트관리툴
- 통합형 : 콜라비, 플로우, 큅, 드롭박스 비즈니스 등
- 한장의 페이지 안에서 커뮤니케이션과 협업이 가능하게 하는 협업툴 (원페이지 협업툴)
- 주로 기존의 유명 서비스를 보완한 형태로 출시된 소프트웨어가 다수
- 커뮤니케이션 + 프로젝트관리
- 문서 동시작성, 스토리지 기능 제공 등
#3 협업툴 도입 이유
왜 우리는 협업툴이 필요할까? 기존 사내 메신저가 불편하다 사용하는 툴이 너무 많다 자료가 기간이 만료되어 재전송해야한다 회사의 일정이 제대로 공유되지 못하여 스케줄에 이상이 있다 자료를 보내기 위해 메일을 물어야 한다 인수인계할 자료가 없어 다시 배운다 자료를 각자 가지고 있어 자주 다른 팀원에게 요청해야 한다 회의가 너무 많다 서로의 업무를 모른다 기타
#4 협업툴 도입에 실패하는 이유
많은 사람들이 협업툴을 도입하지만 쓰지 않고 기존에 쓰던 툴로 돌아가곤 한다. 왜그럴까? 출처 우리 팀만 협업툴 도입을 실패하는 이유 by. 임세민 방법론
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목적 없이 협업툴만 찾아본다.
#자신이 어떤 못을 박아야 하는지도 모르는 경우 명확한 계획없이 막연하게 성과를 기대하고 도입. 어떤 문제를 해결할 것인지, 무엇을 더 나은 상태로 개선할지에 대한 구체적인 고민의 결과물이 없다. ex. ‘카톡만 사용하는 회사’ → 문제점 : 아이디어와 파일이 축적되지 않는다.’ -
도입하려는 협업툴이 무엇에 좋은지 모른다.
#못을 망치로 박아야 하는데, 다른 도구를 쓰는 경우 여러 종류의 협업툴이 있지만, 모두가 ‘협업툴’이라는 하나의 태그로 묶이기에 그 종류와 성격이 매우 다양함. -
학습곡선을 고려하지 않고 도입한다.
#망치를 처음 잡았는데 당연히 익숙할 것이라 생각하는 경우 학습에 대한 부담이 커지면 협업툴 도입이 실패할 확률이 크다. 협업툴 도입 계획에는 반드시 학습곡선이 반영되어야함. -
실패한 경험은 새로운 변화를 가로막는 장애물이다.
(총대를 멜)책임자의 유무도 중요하지만 ‘방향성’과 ‘용이성’을 제시하여 팀원들을 설득해야한다. 따라서 구체적인 목표를 제시하는 것과 일맥상통하다. -
정작 팀장이 참여하지 않는 것처럼 느껴진다.
팀 내에서 ‘불합리하다’라는 부정적인 감정이 생기지 않도록 유의한다. 가령 구글드라이브를 자료 저장용으로 사용할 때 ‘완성된 파일은 프로젝트별로 구분하여 업로드하여 보관한다.’ 라는 규칙을 정했을 경우 모두 따라야한다. 협업 프로세스는 모두가 같은 규칙으로 참여해야 힘을 발휘할 수 있다. -
팀원이 친절하지 않다.
‘불친절’은 다른 팀원의 시간을 소비하게 만들며 협업툴이 불편하다고 느낄 가능성이 높아지고 커뮤니케이션 미스 등의 부작용이 발생할 수 있다.
ex. ‘협업툴 사용에 익숙해질 시간이 필요한 멤버를 배려하지 않는 것’
→ 나이/성별에 관계없이 무언가 익숙해지는데 빠른 경우가 있고 그렇지 않은 경우가 있으며 그들에게 적절한 가이드와 배려가 주어졌는지 생각해봐야 한다. ‘조용히 업무를 진행하고 드러내지 않는 것’
→ 온라인 소통에서 커뮤니케이션 미스를 방지하기 위한 이중체크는 항상 중요하다. 메신저 등을 통해 한번더 이야기하고, 이야기 할때도 구체적으로 ‘어떤 파일을 어디에’ 업로드했는지 알려야한다.
#5 그에따른 협업툴 도입 프로세스
- 문제 정의 (What, Who, Why)
- 문제에 대한 솔루션, 기대효과 정의
- 협업툴 분석
- 협업툴 최종선정
협업툴 선정에 앞서 고려해야할 사항에 대해 적어보았습니다. 그를 통해 도출한 협업툴 도입 프로세스를 참고하여 협업툴을 선정한다면 협업툴을 도입하고 실패할 확률이 많이 줄어들 것이라 생각됩니다 :)